Factuureisen voor je webshop: wat moet erop staan?

Het korte antwoord

Verkoop je aan een ondernemer, dan moet je een factuur sturen die aan de wettelijke factuureisen voldoet. Aan particulieren hoeft dat in veel gevallen niet, maar een orderbevestiging of factuur met dezelfde gegevens voorkomt vragen en helpt bij retouren en garantie.

Wat moet er op een factuur?

De Belastingdienst noemt onder meer:

- je naam en adres en die van je klant; - je btw-identificatienummer en KvK-nummer; - de factuurdatum en een uniek, opvolgend factuurnummer; - de leveringsdatum; - een omschrijving en hoeveelheid van de producten; - het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief; - het totaalbedrag.

Bij bijzondere situaties komen er vermeldingen bij, zoals btw verlegd bij zakelijke EU-klanten of een vermelding bij vrijstelling. Controleer de volledige lijst bij de Belastingdienst.

Retouren en creditnota's

Stuur je geld terug na een retour, maak dan een creditnota die verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Pas nooit een verstuurde factuur aan. Goede boekhoudsoftware maakt de creditnota automatisch op basis van de retour in je webshop en verwerkt de btw in hetzelfde tarief en land.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Gebruik je de KOR, dan reken je geen btw en zet je geen btw op je factuur. Je vermeldt dan wel dat je vrijgesteld bent op grond van de regeling. Lees de actuele voorwaarden en omzetgrens bij de Belastingdienst. De KOR geldt niet voor verkopen waarvoor je buitenlandse btw via de OSS-regeling moet rekenen.

Bewaren en bijhouden

Bewaar verkoopfacturen, inkoopfacturen en de bijbehorende documenten in de regel zeven jaar. Digitaal bewaren mag, mits de gegevens leesbaar en controleerbaar blijven. Bewaar ook je inkoopfacturen goed: alleen met een correcte factuur kun je de btw daarop aftrekken.

Factuurnummers en je webshop

Factuurnummers moeten uniek zijn en op elkaar volgen. Gebruik je meerdere verkoopkanalen, zoals je eigen webshop, een marktplaats en een kassa, spreek dan af welk systeem facturen maakt. Laat bij voorkeur één systeem nummeren, of gebruik per kanaal een eigen herkenbare reeks. Zo voorkom je dubbele nummers en gaten in je reeks die bij een controle vragen oproepen.

Veel webshopplatforms maken automatisch een factuur bij een betaalde bestelling. Andere laten dat over aan je boekhoudsoftware. Kies één route: als zowel je webshop als je boekhoudpakket een factuur maakt, krijgt je klant twee documenten en boek je de omzet mogelijk dubbel.

Zakelijke klanten in de EU

Verkoop je aan een ondernemer in een ander EU-land die een geldig btw-nummer heeft, dan wordt de btw in de regel verlegd. Op de factuur staat dan geen btw, maar wel het btw-nummer van je klant en de vermelding dat de btw is verlegd. Controleer het btw-nummer van je klant, bijvoorbeeld via de Europese VIES-controle, en bewaar het bewijs dat de goederen het land hebben verlaten. Deze verkopen geef je ook op in een aparte opgaaf. Je boekhouder of de Belastingdienst kan bevestigen wat in jouw situatie geldt.

Veelgemaakte fouten op webshopfacturen

- Het btw-bedrag staat alleen als totaal, terwijl er producten met verschillende tarieven in de bestelling zitten. - De verzendkosten krijgen een ander tarief dan de producten zonder dat duidelijk is waarom. - Het KvK- of btw-nummer ontbreekt in het sjabloon. - Een retour wordt verwerkt door de oorspronkelijke factuur aan te passen in plaats van met een creditnota. - De leveringsdatum ontbreekt bij vooruitbetalingen of pre-orders.

Loop het sjabloon één keer per jaar na, of als je iets verandert aan je webshop, prijzen of verkoopkanalen.

Facturen voor consumenten: wat is verstandig?

Ook als je aan particulieren geen factuur hoeft te sturen, vragen klanten er vaak om: voor een garantieclaim, een retour of omdat ze de aankoop zakelijk willen declareren. Maak daarom bij elke bestelling een document met je bedrijfsgegevens, het ordernummer, de producten, het btw-bedrag en het totaal. Stuur het mee in de bevestigingsmail of zet het klaar in het klantaccount. Vraag in de checkout optioneel naar een bedrijfsnaam en btw-nummer, zodat zakelijke kopers meteen een correcte factuur krijgen en je achteraf geen facturen hoeft te herschrijven. Vermeld ook je klantenservicegegevens en verwijs naar je retour- en herroepingsregels, zodat klanten bij vragen snel de juiste route vinden.

Vervolgstappen

Leg één voorbeeldfactuur uit je webshop naast de lijst hierboven. Ontbreekt er iets, pas dan het factuursjabloon van je webshop of boekhoudpakket aan. Lees ook btw voor je webshop en, als je in de EU verkoopt, de gids over de OSS-regeling.