OSS-regeling voor webshops: btw bij verkoop in de EU

Het korte antwoord

De OSS-regeling (One Stop Shop, in het Nederlands het éénloketsysteem) laat je webshop de btw over verkopen aan particulieren in andere EU-landen via één aangifte bij de Nederlandse Belastingdienst afdragen. Je rekent dan het btw-tarief van het land van je klant. Dat geldt zodra je totale verkopen op afstand aan particulieren in andere EU-landen boven de EU-drempel uitkomen; daaronder mag je in de regel Nederlandse btw blijven rekenen. Controleer de actuele drempel en voorwaarden altijd bij de Belastingdienst.

Wanneer heb je met OSS te maken?

OSS gaat over afstandsverkopen: je verstuurt goederen vanuit Nederland naar een particulier in een ander EU-land. Verkopen aan zakelijke klanten met een geldig btw-nummer vallen er meestal buiten; daarvoor gelden de regels voor intracommunautaire leveringen. Ook verkopen buiten de EU volgen andere regels. Verkoop je ook via een marktplaats zoals bol, vraag dan na wie in welke situatie de btw afdraagt.

De drempel geldt voor al je EU-afstandsverkopen samen, niet per land. Zodra je erover gaat, reken je vanaf dat moment btw van het land van bestemming. Je kunt er ook vrijwillig eerder voor kiezen.

Hoe werkt de OSS-aangifte?

Je meldt je via Mijn Belastingdienst Zakelijk aan voor de EU-regeling van het éénloketsysteem. Daarna doe je per kwartaal een aparte OSS-aangifte, naast je gewone Nederlandse btw-aangifte. Daarin geef je per land en per tarief de omzet en btw op. De Belastingdienst verdeelt het bedrag over de betreffende landen. Lees de stappen en termijnen op de OSS-pagina van de Belastingdienst.

Wat moet je webshop en boekhouding kunnen?

Zonder goede inrichting wordt OSS handwerk. Controleer deze punten:

- Je webshop rekent per land van aflevering het juiste btw-tarief, ook bij verzendkosten en kortingen. - Je boekhoudsoftware splitst omzet per land en tarief uit en maakt een OSS-overzicht. - Retouren en creditnota's worden in hetzelfde land en kwartaal verwerkt als de oorspronkelijke verkoop. - Je bewaart per bestelling het afleveradres en het betaalbewijs.

In boekhoudsoftware voor je webshop kiezen lees je hoe je dit in een proefperiode test.

Veelgemaakte fouten

Een veelgemaakte fout is de drempel per land bekijken in plaats van voor alle EU-landen samen. Een tweede is wel buitenlandse btw rekenen in de checkout, maar die in de boekhouding als Nederlandse omzet boeken. Een derde: tarieven van andere landen niet bijhouden. Elk land bepaalt zijn eigen tarieven, ook verlaagde tarieven voor bijvoorbeeld boeken of voeding. Bespreek je inrichting eenmalig met je boekhouder; dat is goedkoper dan achteraf corrigeren.

Rekenvoorbeeld: zo verandert je btw na de drempel

Een voorbeeld met aannames, geen advies: een Nederlandse webshop verkoopt kleding aan particulieren in België en Duitsland. Zolang de gezamenlijke afstandsverkopen onder de EU-drempel blijven, rekent de webshop in de regel Nederlands btw-tarief en geeft die omzet op in de gewone Nederlandse aangifte. Gaat de webshop in de loop van het jaar over de drempel, dan rekent hij vanaf die bestelling het Belgische tarief voor Belgische klanten en het Duitse tarief voor Duitse klanten. Die omzet verdwijnt uit de Nederlandse aangifte en komt in de OSS-aangifte terecht.

Voor je prijzen betekent dit iets. Toon je consumentenprijzen inclusief btw, dan kun je kiezen: overal dezelfde prijs houden en een andere marge accepteren, of de prijs per land laten meebewegen met het tarief. Beide kan, zolang de klant vooraf de totaalprijs ziet. Leg de keuze vast, zodat je webshop, je facturen en je boekhouding hetzelfde doen.

Voorraad in het buitenland en marktplaatsen

OSS is bedoeld voor verzendingen vanuit Nederland. Ligt je voorraad in een magazijn in een ander EU-land, bijvoorbeeld bij een fulfilmentpartner in Duitsland of via een marktplaatsprogramma, dan kan de levering daar een binnenlandse verkoop worden. Dan kan een btw-registratie in dat land nodig zijn. Vraag dit na voordat je voorraad verplaatst; het heeft ook gevolgen voor je administratie en je aangifte.

Verkoop je via een marktplaats, kijk dan in de voorwaarden van het platform wie de btw berekent en afdraagt. Voor sommige verkopen kan het platform als verkoper voor de btw gelden. Je boekhoudsoftware moet die verkopen dan apart kunnen boeken, zodat ze niet dubbel in een aangifte belanden.

Checklist voor je eerste OSS-kwartaal

- Noteer de datum waarop je de drempel overschreed of vrijwillig koos voor btw van het land van bestemming. - Controleer in je webshop per EU-land het standaardtarief en eventuele verlaagde tarieven voor jouw producten. - Plaats een testbestelling naar een adres in een ander EU-land en bekijk de factuur. - Exporteer aan het eind van het kwartaal omzet per land en tarief, en controleer die met je betaaloverzichten. - Plan de aangifte en de betaling op tijd in, en bewaar de onderliggende gegevens bij je administratie.

Werk je met een boekhouder, laat die het eerste kwartaal meekijken. Daarna is het meestal routine.

Vervolgstappen

1. Tel je verkopen aan particulieren in andere EU-landen over het afgelopen en lopende kalenderjaar op. 2. Lees de actuele voorwaarden op de pagina's van de Belastingdienst. 3. Controleer of je webshop btw per land kan berekenen. 4. Kies of controleer je boekhoudsoftware op OSS-rapportage. 5. Lees ook onze algemene gids btw voor je webshop over tarieven en de KOR.