Boekhoudsoftware voor je webshop kiezen

Het korte antwoord

Kies boekhoudsoftware die rechtstreeks koppelt met je webshopplatform én je betaalprovider, die meerdere btw-tarieven en zo nodig OSS-rapportage ondersteunt, en waarin je boekhouder kan meekijken. Test dat met een maand echte orders voordat je beslist.

Begin bij je geldstroom

Een webshopbestelling raakt drie systemen: je webshop maakt de order, je betaalprovider ontvangt het geld en houdt kosten in, en je bank ontvangt een uitbetaling met vaak tientallen orders tegelijk. Boekhoudsoftware moet die drie aan elkaar kunnen koppelen. Vraag bij elk pakket: worden orders als verkoopfactuur ingelezen, worden uitbetalingen van de betaalprovider gesplitst in orders en kosten, en hoe worden retouren verwerkt?

Aanbieders in ons overzicht

In de categorie boekhoudsoftware staan onder meer Moneybird, e-Boekhouden.nl, Exact Online, SnelStart, Jortt en Informer. Dit is geen ranglijst; de beschrijvingen komen van de websites van de aanbieders. Kleinere webshops kiezen vaak een eenvoudig pakket voor zzp en mkb; groeiende bedrijven met voorraad, personeel of meerdere entiteiten kijken eerder naar uitgebreidere pakketten.

Btw, OSS en tarieven

Verkoop je producten met verschillende btw-tarieven, dan moet het pakket per orderregel het juiste tarief overnemen, ook voor verzendkosten. Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, controleer dan of het pakket omzet per land kan rapporteren voor de OSS-regeling. Gebruik je de kleineondernemersregeling, check dan of je facturen zonder btw kunt maken met de juiste vermelding.

Bewaarplicht en facturen

Je moet je administratie in de regel zeven jaar bewaren, zie administratie bewaren bij de Belastingdienst. Een pakket dat facturen, bonnen en bankafschriften digitaal bij de boeking bewaart, maakt dat eenvoudig. Controleer ook of facturen aan de factuureisen voldoen.

Proefperiode: test deze vijf situaties

1. Een gewone bestelling met verzendkosten. 2. Een bestelling met korting of cadeaubon. 3. Een gedeeltelijke retour. 4. Een uitbetaling van je betaalprovider met meerdere orders en transactiekosten. 5. Een btw-aangifte over die periode.

Klopt het saldo daarna met je bank? Dan heb je een goede kandidaat. Laat je boekhouder het resultaat bekijken voordat je een jaarabonnement afsluit.

Welke koppelingen vraag je na?

Maak een lijst van alle systemen waar geld of facturen doorheen gaan: je webshopplatform, je betaalprovider, marktplaatsen, je bank, eventueel een kassasysteem en je verzendsoftware. Vraag per aanbieder welke van die systemen een eigen koppeling hebben en wie die koppeling onderhoudt: de boekhoudsoftware zelf, het webshopplatform of een derde partij. Een koppeling van een derde partij kan prima werken, maar vraagt soms een apart abonnement en een extra aanspreekpunt bij storingen.

Vraag ook hoe vaak gegevens worden uitgewisseld. Sommige koppelingen boeken elke order los, andere sturen een dagtotaal. Bij een dagtotaal is de administratie overzichtelijker, maar zoek je bij een vraag van een klant lastiger een losse bestelling terug. Kies wat bij je volume en je boekhouder past.

Kosten en groei

Vergelijk niet alleen het instapabonnement. Let op limieten op het aantal facturen, bankrekeningen, gebruikers of administraties, en op losse kosten voor koppelingen, scan- en herkenfuncties of extra modules zoals voorraad en salarissen. Zet de kosten voor jouw verwachte volume over twaalf maanden naast elkaar en neem de koppeltool mee als die apart wordt betaald.

Denk ook aan het moment waarop je groeit: een overstap van eenmanszaak naar bv, personeel, verkopen in het buitenland of een tweede webshop. Vraag hoe gegevens bij een overstap naar een ander pakket kunnen worden geëxporteerd. Je bent verplicht je administratie te bewaren, ook als je van pakket wisselt.

Privacy en toegang

Je boekhouding bevat klantgegevens zoals namen en adressen. Vraag de aanbieder om een verwerkersovereenkomst en geef iedere gebruiker eigen inloggegevens. Geef je boekhouder of medewerkers alleen de rechten die ze nodig hebben, en zet tweestapsverificatie aan als het pakket dat biedt.

Afspraken met je boekhouder

Bespreek voor de start welke grootboekrekeningen en btw-codes je gebruikt voor verkopen, verzendkosten, kortingen, cadeaubonnen en transactiekosten van je betaalprovider. Spreek ook af wie de bankmutaties controleert, wie de btw-aangifte indient en hoe vaak jullie de administratie samen doorlopen. Een kwartaalmoment voor de aangifte werkt voor veel kleine webshops goed; bij groei of verkoop in meerdere landen kan maandelijks controleren fouten eerder zichtbaar maken. Leg de afspraken kort vast, zodat een nieuwe medewerker of een andere boekhouder ze later ook begrijpt.

Vervolgstappen

Vergelijk aanbieders in boekhoudsoftware, lees de criteria per categorie in boekhoudsoftware voor webshops en bekijk onze gids btw voor je webshop. Ben je aanbieder van boekhoudsoftware? Claim je profiel zodat je gegevens kloppen.